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Wie dein Papierloses Büro mit Evernote wahr wird… Teil 1/3

Der Weihnachtsstress ist vorbei und ich hoffe Ihr konntet das Fest der Liebe auch im Kreise der Familie genießen, wurdet reichlich beschenkt und könnt endlich etwas ausspannen. Nun möchten ich euch, als kleines, nachträgliches Präsent eine kurze 2-teilige Artikeserie zum Thema „Wie dein Papierloses Büro mit Evernote wahr wird…“ präsentieren.

Über das Papierlose Büro wird schon seit Jahren heiß im Netz diskutiert. Eine Standard Lösung gibt es nicht wirklich. Entweder das, oder Sie ist für Privatanwender so wie für Klein- und mittelständische Unternehmen kostentechnisch einfach nicht realisierbar. Im Prinzip kocht jeder irgendwie, irgendwo sein eigenes Süppchen. Vielleicht ist diese Artikelserie deine universell einsetzbare Verfeinerung der Suppe.

Ich habe mit meinem Team von iButler.me auch lange nach vielen Anleitungen und Erfahrungsberichten im Netz experimentiert bis ich endlich eine schnelle, übersichtliche, zuverlässige und vorallem rechtstechnisch sichere Lösung gefunden habe. In diesem Artikel möchte ich Euch nun von meiner Privaten HomeOffice Lösung zum Papierlosen Büro berichten. Natürlich auch welche Hard- und Software ich dafür benutze.

Der alte Workflow
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Photo Credit: Anjadora via Compfight cc

 

Wie in vielen Haushalten üblich, hatten ich im Büro und Privat eine gefühlte Armada von mindestens 15, ordentlich nach Jahren und Kategorien (1 Ordner Haus, 1 Ordner Frau, 1 Ordner Kind usw.) sortierten  A4 Ordnern im Regal stehen.

Diese waren natürlich schön mit beschrifteten Trennblättern versehen. So wie man es kennt. Darin war  alles was ich damals für „wichtig“ erachtet habe. Ob das auch gut war ? Tja… Ich war selbst überrascht vom Ergebnis aber dazu später mehr.

 

 

Der alte Suchlauf:

Ist im Unternehmen wie im Privatenbereich eigentlich gleich. Trotzdem ein kurzes Beispiel:

Meine Frau benötigt von unserem Sohn die Taufbescheinigung für den Kindergarten. Also ab ins HomeOffice:

1. Ordner Kind

2. Reiter / Trennblatt Kirche

3. Solange Blättern bist die Taufbescheinigung auftaucht.

Dauer: ca. 5-10 min.

Eigentlich kein Problem. Aber das unter Zeitdruck und vielleicht im Stress. Mhmmm… nicht schön, aber immerhin machbar, habe ich ja früher Jahrelang so gemacht.

Doch was mich immer etwas zum nachdenken gebracht hat war folgendes:

Ich mache den Papierkram und weiss (meistens) genau wo ich es abhefte. Meine Frau natürlich nicht, was passiert also wenn ich im Krankenhaus liege ? Zwar habe ich im Ordner Rechnungen 2012-14 alle wichtigen Rechnungen für Garantien drin, aber geht mein Fernseher kaputt dann muss ich mich durch viel Papier blättern bis ich die richtige gefunden habe.

Also habe ich für mich und wir im iButler.me – Team mal nachgedacht denn am „alten Workflow“ stört.

Die Faktoren:

Wir kamen auf folgende Störfaktoren:

1. Ordnung

Nicht jeder weiss automatisch mit welcher Logik was und vorallem wo es abgelegt wird. Bsp. Suche ich nun den Renteninformationsbescheid von meiner Frau im Ordner Versicherungen oder im Ordner Frau ? Dies gilt natülrich

2. Zeit

Suchen kostet Zeit. Egal wie sauber und ordentlich alles abgeheftet ist. Meistens war das was ich gesucht habe inmitten von 30 Papieren. Und nicht genau oben drauf oder am Ende. Privat nur ärgerlich, beruflich auf das Jahr gerechnet ein beachtlicher Kostenfaktor an Arbeitszeit/Gewinn .

3. Lagerung

Egal ob gewerblich oder privat Ordner sind groß und sperrig. Die müssen irgendwo im Regal oder in Kisten (Archiv) untergebracht werden. Im Büro natürlich in greifbarer Nähe und Privat ganz oft im Keller, auf dem Dachboden, im HomeOffice oder sonst wo. Das verbraucht verdammt viel Platz mit den Jahren.

4. Kosten

Es gibt A4 Ordner von 1 € bis 5 € je nach gewünschter Qualität. Wer am Tag gefühlte 20mal an einen Ordner muss (bsp. Steuerberater) der schätzt die Marke Leitz. Haben wir auch im Büro und so oft mussten wir nicht an die Ordner. Privat tut es auch der 1,99€ Ordner von Aldi. Hört sich im ersten Moment nicht viel an, aber dazu kommen noch Blatttrenner, Register etc. Kostet alles nicht die Welt in der Summe allerdings, finde ich das doch viel. (Habe mal zusammengerechnet, was ich an leeren Ordnern verschenkt und entsorgt habe *schlecht wurd es mir)

5. Unvorhergesehene Ereignisse

Büro- oder Wohnungsbrand. Alles ist verloren, Evergreen Dokumente, jede Urkunde, Fotos, Wertsachen eine ganze Existenz ausgelöscht. Aber das wichtigste, auch wenn es nur ein Beispiel ist, niemand wurde verletzt oder getötet. Was ich damit meine ? Abgesehen von so einem schrecklichen Ereignis für Leib und Leben, fehlenden dir alle wichtigen Sachen um in unserer Gesellschaft später mal etwas nachzuweisen. Von Bescheiden, Urkunden, besondere Wertsachen auf Papier  usw. alles verbrannt.

Natürlich ist eine Kopie egal ob auf Papier oder Digital nur eine Kopie wenn sie nicht gerade mit einem Stempel vom Notar als beglaubigt versehen wurde, aber du hast etwas in der Hand womit du arbeiten kannst.

Hier geht es zum Zweiten Teil dieser Artikelserie (Klick)…

Normalerweise würdet ihr hier weiteren Text finden, jedoch habe ich mich dazu entschlossen diesen Artikel von Dezember 2014 zu optimieren und in ein schickes eBook zu verpacken.

Wenn ich also bis hierhin euer Interesse wecken konnte, dann freue ich mich wenn ihr jetzt unten auf das Buch klickst, oder eines meiner Webinare bei den Paperlss Pioneers besuchst.

Vielen Dank für euer Vertrauen!3D_Cover_V2

Benötigt ihr mehr Hilfe beim eigenen papierlosen Büro?

Dann besucht eines meiner Webinare bei den Paperless Pioneers um die Grundlagen zum papierlosen Büro zu erlernenoder startet direkt durch mit der Einrichtung des eigenen papierlosen Büros. Wenn ihr vorab noch Fragen habt, dann stehe ich euch natürlich jederzeit hier im Blog, per Telefon und eMail sowie im CommunityChat zur Verfügung.

 

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  • Danke für den guten Artikel, lieber André. Und auch einen herzlichen Dank für die Erwähnung meines Artikels.

    • Hallo Lars, vielen Dank. Sehr gerne :)

  • Pingback: Wie dein Papierloses Büro mit Evernote wahr wird... Teil 2/2 - Nuenni.de()

  • Hendrik

    Hallo André,

    wow – das ist auf jeden Fall eine mutige Entscheidung, so radikal umzuorganisieren und sogar Akten im Kamin zu verfeuern. Zugleich ist es aber auch der richtige Schritt. Ich kenne in den USA zum Beispiel Leute, die sogar die Firmen- oder Kanzleiverwaltung mit Programmen wie Pay Panther, Practice Panther, CosmoLex etc. in der Cloud (!) erledigen. Ich denke, dass auch in Deutschland zukünftig viel mehr in diese Richtung geht.

    LG
    Hendrik

    • Hallo Hendrik,

      ja das war am Anfang schon sehr schwierig. Vorallem weil vorheer ja gemäß unserer „Deutschen Gründlichkeit“ alles gut organisiert war. (Dachte ich) aber mit dem neuen „Papierlosen Büro“ ist es schon definitv besser. Vielen Dank für deinen Zuspruch !

      Ein Kamin ist Klasse, durch die Menge an zerkleinerten Akten brauchten wir Langezeit kein Anzündholz im Winter 2014.

      Wow Kanzleiverwaltung Papierlos? In den USA sind die Anwälte wohl schon sehr viel weiter als wir. Die Programme Pay Panther etc. kenne ich garnicht muss ich mir mal anschauen Danke.

      Wir hoffen alle das es in Deutschland mal endlich weiter geht, aber wir fangen ja alle so langsam an :)

  • Pingback: Paperless-Pioneers.de | by iBUtler.me()

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