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foxdox 1

Wie dein Papierloses Büro mit Foxdox wahr wird… Teil 3/3

In meiner Artikelserie „Wie dein Papierloses Büro mit Evernote wahr wird…“  Teil 1 (klick) & Teil 2 (klick) beschrieb ich meinen Privaten Workflow.

Nun möchte ich euch gerne den gewerblichen Teil von iButler.me etwas näher bringen. Vorweg bitte ich um Verständnis das viele Teile in den Bildern unkennbar gemacht sind, dies ist aus Datenschutzgründen nötig.

Evernote vs. Foxdox

Wir können innerbetrieblich derzeit nur Foxdox für vertrauliche und geschäftliche Dokumente nutzen. Obwohl wie in meinen anderen Artikel erwähnt mir und dem Team die Datenschutzpolitik von Evernote sehr gefällt.

So müssen wir Evernote derzeit nur als Wissensdatenbank für unser Team nutzen, also vom Codesnipsel, Meetingprotokollen bis zur Verfahrensanweisung. Eben alles was keine Kundendaten enthält. Daher nutze ich Evernote Business (Klick) 

Es liegt kurz um daran, das Evernote seine Daten in den USA speichert und Foxdox in Deutschland, also eine „cloud made in germany“. An sich eine sehr gute Sache. Ändert aber nichts daran dass sich dadurch unser betrieblicher Workflow etwas ändert.

foxdoxseite

Just nice to know: Diesbezüglich sind wir noch immer in Gesprächen mit unserer Rechtsberatung und den Ämtern. Sobald es dort eine Änderung gibt lass ich es euch natürlich wissen.

foxdox sicher

Wo liegt nun genau der Unterschied ?

n der Handhabung der Software sowie im Speicherort der Daten. Wobei man Evernote & Foxdox nicht „detailgenau“ miteinander vergleichen kann. Ich denke es ist eher so zu unterscheiden:

Evernote ist der Speicherort für alles
Foxdox ist der Speicherort für alle deine vertraulichen Dokumente in Deutschland

Wichtig zu erwähnen ist auch, das Foxdox genauso wie Evernote serverseitig eine OCR-Erkennung durchführt. Für euch also die Dokumente durchsuchbar macht. Nach meinem persönlichem empfinden ist Foxdox OCR sogar schneller als Evernote OCR, wobei ich das aber nicht mit der Stoppuhr getestet habe.

Was ist Foxdox ?

Foxdox ist ein Dokumentenmanagementsystem kurz DMS der d.velop business services GmbH

Nähere Infos hier: http://www.d-velop.de/d-velop-gruppe/wer-wir-sind/d-velop-business-services-gmbh/

Wie funktioniert Foxdox ?

Nach meiner Meinung leider noch nicht so „rund“ wie Evernote. Das liegt aber auch daran, das Foxdox als Produkt noch nicht solange am Markt wie Evernote ist. Trotzdem ist das Team von Foxdox verdammt fleißig in der Weiterentwicklung seines Produktes und der dazugehörigen Anwendungen.

Der FoxDox- Worflow

Startet nicht wesentlich anders als in 2 Teil meines Artikels zu Evernote (klick) beschrieben. Also Post aufmachen sich für JA / NEIN entscheiden und anschließend 1 x die Woche im Büro Dokumente einscannen.

Jedoch bietet FoxDox derzeit nur eine Clientenapp – Foxdox.SYNC (wie Dropbox) für Windows an:

foxdox snc

Das funktioniert eigentlich wie die Dropbox auch. Ordner anlegen, füllen. Schwups ist alles online in Foxdox verfügbar. Nur leider gibt es noch keinen Foxdox.SYNC für Mac * feature request

foxdox request

Die Foxdox – WebApp

Da ich meistens am Mac sitze gehe ich für euch näher auf die WebApp ein, das es ja leider noch keinen Sync für Mac gibt.

foxdox grund

Upload => selbsterklärend
Kontakte => Nur relevant bei bezahlten Tarifen. So können Dokumente direkt von einer Foxdox in eine andere verschoben werden
Nachrichten => von Kontakten oder Providern
Einstellungen => eMail, Tarife, Benutzerdaten etc.
BENUTZERNAME => Nicht verwirren lassen, wenn ihr darauf klickt werdet ihr ausgeloggt

X2:

Dokumente:
Eure persönliche Ordnerstruktur. Wobei MEINE PROVIDER von Foxdox vorgegeben ist. Provider sind bei FOXDOX Dienstleister. Dort erhaltet ihr von Foxdox eure Rechnungen (nicht per eMail!) direkt in die eure Foxdox.

Geteilt:
Dort findet ihr mit euren Kontakten geteilte Dokumente.

System:
Dort findet ihr den Papierkorb & Offline Dokumente

X3:

Dort findet ihr eure Dokumente mit Sortierungsfunktion nach den Reitern:
Name, Dokumentenart, Status, Größe, Geändert

Beim Upload seht ihr euren derzeitigen Speicherverbrauch und müsst den ZIELORDNER auswählen:

Foxdox Upload

Bei den weitern Optionen könnt ihr noch unter Weitere Einstellungen die Dokumentenart wählen:

foxdox dokumentenart

Ist das Dokument hochgeladen beginnt die Foxdox-OCR Erkennung mit ihrer Arbeit und kurze Zeit später funktioniert die Suche in einem Dokument genauso wie bei Evernote.

Foxdox – Suche

Funktioniert genauso einwandfrei die von Evernote:

Foxdox Suche

Foxdox – Dokumentenansicht

Die ist wie ich finde auch sehr gut gelungen. Schaut her:

Foxdox Detail

Im Blau markierten Bereich wird euch eine Unternavigation angezeigt, wobei ihr das Dokument:

Bearbeiten => Eigenschaften, Dokumentenart, Offline, Revisionssicher, Entschlüssen
Teilen => Teilen (Nur mit Foxdox Nutzern), Veröffentlichen (einen öffentl. Link erstellen), An Provider senden (z.b. Foxdox=)
Version => Neue Version (wie der Name schon sagt eine Neuer Version erstellen), Historie (Eine Versionshistorie aufrufen) Nur bei bezahlten Tarifen !
Verschieben => in einen anderen Ordner verschieben
Download => selbsterklärend
Papierkorb => selbsterklärend

Der Infobereich ist selbsterklärend denke ich.

Wie Ihr seht nutze ich bei iButler.me auch den Evergreen – Dokumenten + Stempel Worklow :)

Dokumente teilen „foxdoxen“

Das ist im Prinzip wie bei Evernote man kann einen öffentlichen Link erstellen, wenn der Empfänger kein Foxdox nutzt:

Hier könnt ihr unseren öffentlichen Foxdox – Testlink probieren (Klick)

foxdox dokument veröffentlichen

Wie Ihr seht nutze ich bei iButler.me auch den Evergreen – Dokumenten + Stempel Worklow :)

Mobile Apps

Da ist Foxdox gut aufgestellt. Es gibt für iOS & Android native Apps:

foxdox
Preis: Kostenlos
FOXDOX
Preis: Kostenlos
Was kostet Foxdox ?

Je nachdem wofür ihr euch entscheidet ggf. weniger als Evernote. Hier eine Tabelle:

foxdoxpreise

 

Zum testen gibt es eine 2GB Free Variante. Für alle Unternehmer geht es ab Plus für 4,99 € los.

Fazit:

Wir finden Foxdox absolut in Ordnung. Hier und da ist es sicherlich noch Verbesserungswürdig, das liegt aber auch daran das wir alle vom komfortablen Evernote verwöhnt sind.

 

Wie findet ihr Foxdox mit der „cloud made in germany“ ?

Wir haben noch nicht viele Artikel im Netz zu Foxdox gefunden und würden uns somit sehr über deine Meinung, Ideen oder Erfahrungen in den Kommentaren freuen.

Benötigt ihr mehr Hilfe beim eigenen papierlosen Büro?

Dann besucht eines meiner Webinare bei den Paperless Pioneers um die Grundlagen zum papierlosen Büro zu erlernenoder startet direkt durch mit der Einrichtung des eigenen papierlosen Büros. Wenn ihr vorab noch Fragen habt, dann stehe ich euch natürlich jederzeit hier im Blog, per Telefon und eMail sowie im CommunityChat zur Verfügung.

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  • Nightfalcon

    Bin über den c’t artikel in 7/2015 auf euch gestossen und fand den
    Ansatz für mein Unternehmen sehr spannend. Euer keep it simple Ansatz
    gefällt mir.
    Ich hab da allerdings noch ein paar Fragen von Nutzer zu Nutzer:
    1. Gibt es bei FoxDox Import/Exportfunktionen für ganze Ordner/alle dokumente?
    Wie habt Ihr das gelöst?
    2. Wenn ich es richtig verstehe durchlaufen die Dokumente/PDFs einen OCR Process.
    Hier meine Frage: Bleiben Bild-PDFs, z.B. eine Rechnung auch bei einem Download bzw. Weitergabe durchsuchbar/verschlagwortet?
    3. Gibt es eine max File Größe und können beliebige Datenformate ausgetauscht werden oder ist man da limitiert?
    Schon mal vielen Dank für Eure Antworten zu meinen Fragen!

    • iButlerme

      Hallo Nightfalcon

      vielen Dank für dein Interesse und Lob. Nicht nur beruflich auch Privat verfolge ich das K.I.S.S (KEEP IT STUPID SIMPLE) Prinzip. Ist schon alles kompliziert genug :)

      Gerne versuche ich Deine Fragen zu beantworten:

      1. Es gibt in der Foxdox WebApp keine Import / Export Funktion. Nur die „Upload“ Funktion für deine Dokumente. Wofür benötigst du diesen denn ? Bei Evernote kann man ja z.B. Exportieren. Aber bei Foxdox kannst du neben der WebApp ja auch das Windows SyncTool benutzen dann werden die Ordner ganz normal angelegt (wie bei Dropbox auch)

      2. Wir legen eine beispiel.pdf in Foxdox ab. Ein paar Minuten später (wir haben die Zeit nicht gemessen) macht Foxdox daraus eine beispielOCRFERTIG.pdf also macht das Dokument durchsuchbar (OHNE VERSCHLAGWORTUNG und Umbenenung der .pdf das ist hier nur als Beispiel). Wenn ich die Datei danach runterladen, dann kann ich sie mit jedem .pdf Reader durchsuchen :)

      3. Beim Freetarif ist die Uploadgröße auf 25MB pro Datei beschränkt. Wir konnten bis jetzt Ohne Probleme alle gängigen Büroformate austauschen: Alle Office, Open Office und Mac Dateiformate

      Hoffe ich konnte Dir helfen. Freue mich auf dein Feedback :)

      • Nightfalcon

        Erstmal vielen Dank für deine Antworten und das griffige Beispiel.
        Bei Import ging es mir um die erstmalige Befüllen des/der FoxDox Ordner. Es schien mir so, als müßte ich jede Synchronisation einzeln anstossen. Wenn ich dich aber richtig verstehe genügt: Dateien in FoxDox Ordner (ähnlich Dropbox) und schon werden die Daten zu FoxDox geladen und stehen auch nach Freigabe anderen zur Verfügung.
        Umwandlung vonbeispiel.pdf in OCRFERTIG.pdf:
        Für mich wäre die automatische OCR super. Aber wie sieht das FA das?
        Habt Ihr Erfahrung wie das Finanzamt die Veränderung des digitalen „Originialbeleges“, z.B. eine Rechnung sieht?
        Haltet Ihr neben OCRFERTIG.pdf noch beispiel.pdf vor?

        • iButlerme

          Ja genau. Am besten die Ordnerstuktur bsp. in Windows erstellen. Die FoxDoxSync App macht den rest.

          Du musst als Unternehmer einen kostenpflichtigen Account bei FoxDox nehmen (vorher gerne mit Free testen) dann hast du Revisionen.

          Das bedeutet mein Beleg wird per OCR seitens Foxdox verarbeitet und liegt dann in Version 1.0 vor. So kannst du dem Amt das immer nachweisen das Du am Dokument nichts verändert hast.

          Zum Thema Finanzamt habe ich hier im Blog auf folgendes hingeweisen:

          Innerbetrieblicher Prüfpfand via Fastbill.com -> http://blog.fastbill.com/innerbetriebliches-kontrollverfahren-fuer-elektronischen-rechnungsversand/

          und

          Eingescannte Rechnungen und Belege vor Gericht zulässig via Fastbill.com -> http://blog.fastbill.com/urteil-gescannte-rechnungen-zulaessig/

          Schau dir das mal an :)

          Grüße

          • Nightfalcon

            Na…das stimmt ja hoffnungsvoll. Vielleicht schliesst sich ja das BMF den Gerichten an ;-)

      • Max

        zu 2.
        Wenn ich ein PDF (nur mit Bildinhalt) in Foxdox lege, habe ich zumindest später kein OCR darin. Genau das beschreibst du aber.
        Info´s dazu finde ich nicht, auch nicht ob dies nur in der Bezahlvariante funktioniert.

        • iButlerme

          Hallo Max,

          Evernote kann mittlerweile Handschriten und texte auf Bildern erkennen. Meinst du das ?

          • Max

            Nein, ich meinte dein Punkt
            2. Wir legen eine beispiel.pdf in Foxdox ab. ………. Wenn ich die Datei danach runterladen, dann kann ich sie mit jedem .pdf
            Reader durchsuchen :)

            So wie ich das verstehe, soll es möglich sein, das ein PDF (mit Bildinhalt) durch Foxdox einer OCR Erkennung unterzogen wird und dauerhaft den Text in das PDF einfügt. Oder verstehe ich das falsch?
            Es wäre für mich endlich die gesuchte Lösung….

  • Toto

    Hallo,
    ich fand den c’t Artikel auch sehr interessant und hätte nur ein paar kleine Verständnisfragen. Habe ich es richtig verstanden, dass Ihr die Dokumente lediglich einscannt und lokal nicht in ein durchsuchbares PDF umwandelt? Die Erkennung nach dem Upload bei Foxdox funktioniert ja tatsächlich sehr gut, aber
    1. Brauche ich dann nicht immer den Online-Zugriff per Web, da meine lokalen Daten als PDF nicht durchsuchbar sind?
    2. Habt Ihr keine Bedenken, von Foxdox abhängig zu sein? (Insolvenz, Preisanstieg etc. – will man natürlich nicht hoffen…) Klar, die Daten sind auch noch lokal vorhanden, aber eben nicht durchsuchbar.
    Ich hoffe, die Fragen sind nicht zu trivial. Danke schon einmal für Eure Antwort und das spannende Konzept für ein papierloses Büro!

  • Jens-Michael Arndt

    Hallo,

    Auch ich bin über den – wirklich lesenswerten – c’t Artikel auf Deine/Eure Website gelangt.

    Wir haben uns – auch Dank Deines Artikels – endlich dazu entschieden, unsere private Ablage weitestgehend vom Papier zu befreien („Paperless“ist es ja nicht wirklich).
    Die Klassifizierung in „Evergreens“, „Scan only“ und „Papierkorb“ finde ich sehr gut.
    Auch der Verzicht auf manuelles „Taggen“ kommt mir sehr entgegen

    Ich habe auch noch ein paar Verständnisfragen:

    1. Datensicherheit/Datenmissbrauch: Evernote vs Foxdox

    Hier macht mir Foxdox zunächst einen deutlich seriöseren Eindruck.
    Evernote möchte ich in Zukunft weit intensiver nutzen, aber nicht mit sensiblen persönlichen Daten „füttern“.
    Hat es nicht voriges Jahr bei Evernote einen Passworthack gegeben?
    Kann man vor dem Hintergrund guten Gewissens sensibel Daten wie Bankauszüge oder Steuerbescheide in Evernote speichern?

    2. Dateinamensvergabe

    Du vergibst diese manuell. Insbesondere beim Erstscan aller Altdokmente kann da trotz allem Wegwerfdrang noch eine 4stellige Zahl von Dateien zustandekommen.
    Kennst Du Scansnap Lösungen, welche dieses automatisieren?
    Wie genau ist der Workflow bei Dir? Vergibst Du die Dateinamen
    a) direkt beim Scan
    b) nach lokalem Speichern
    c) erst in Evernote bzw Foxdox ?

    3. OCR

    Wenn ich Deine Artike richtig verstehe, überlässt Du die OCR Evernote bzw Foxdox.
    Dazu habe ich dieselbe Frage wie Toto:
    Sind die PDF’s nach einem Downloaf aus Foxdox „durchsuchbar“?
    Ich habe bislang nur die „Free Version“ und da sieht es so aus, als wenn ich – zumindest am Mac -nur meinen ursprünglichen Upload wieder downloaden kann.

    4. Ordnerstrukturim Cloudservice

    Eigentlich nicht unbedingt notwendig, sofern alle Dateien „durchsuchbar“ sind, aber sicherlich sinnvoll, wenn auch Dritte sich im Notfall einen Überblick verschaffen sollen/müssen.
    Andererseits müssen hier Anfangs wieder sehr viele Dokumente manuell angefasst werden.
    Kennst Du Tools, die das automatisieren?

    5. Sync mit lokalem Rechner/NAS etc.

    Gibt es leider von Foxdox für Mac User noch nicht…

    Beste Grüße
    Jens

    • Toto

      Hallo Jens, Punkt 3 (OCR) ist unter Win am PC auch so – zumindest in der Free-Version von Foxdox. Eingescannte PDF-Dokumente die ich nach dem Upload und der OCR durch Foxdox wieder herunterlade sind immer noch nicht durchsuchbar. Daraus resultieren auch meine (kleinen) Bedenken, falls man aus irgendeinem Grund doch einmal zu einem anderen Dienst wechseln wollte oder es nur lokal betreiben möchte.

      Viele Grüße
      Thorsten

      • iButlerme

        Hallo Jens & Toto,

        Vielen Dank für dein Lob :) Wie ich glaube ich schon mehrmals erwähnt habe versuche ich Privat so wie Beruflich immer das K.I.S.S Prinzip anzuwenden. Wie du die Klassifizierung beschreibst ist Klasse, so habe ich das selber noch gar nicht (in Kurz gesehen *g

        Also zu deinen Fragen:

        1. Machen wir uns NIX vor eine 100% Datensicherheit kann UNS niemand garantieren. Alle werben nur mit 99,9% weile s immer ein Restrisiko gibt. FoxDox unterliegt den Deutschen Datenschutzbestimmungen / Recht und die sind wie wir alle Wissen strenger als in den USA. Wem Du deine Daten anvertraust, bleibt natürlich Dir überlassen. Wenn du alles weitestgehend SAFE haben möchtest musst du verschlüsseln und dabei auf gewissen Funktionen natürlich verzichten. Dann kannst du aber auch genausogut deine VERSCHLÜSSELTEN-DATEN in einen DropBox Ordner legen als normales Backup.

        Ich nutze Evernote ja Privat für vieles und FoxDox für iButler.me

        2. Ich bin Fan von Automatisierung, muss jedoch zugeben das ich immer alles wenn möglich erst einmal selbst machen möchte damit ich überhaupt weiss ob das funktioniert und vorallem wie es funktioniert. So habe ich mir die Mühe gemacht alles manuell wie folgt zu sortieren:

        a. 3 Haufen Prinzip :)

        b. Evergreen Dokument scannen das ergibt dann bsp. 160320152200.pdf

        c. Das Dokument habe ich (nach optischer Prüfung) dann bsp. in 14 066 Steuerbescheid 2014.pdf umbenannt

        d. Dokument in Foxdox verschieben

        Privat ist es das selber nur dann geht es nach Evernote ;)

        Für mich war das damals der erste Ablauf und den wollte ich keiner Routine überlassen. Natürlich kann man das nach belieben abändern und mit diversen tools automatisieren. Aber da bin ich auch vielleicht Oldsool weil ich selbst entscheiden möchte wohin die Reise mit dem Dokument geht.

        3. Also das muss ich nochmal prüfen, bei uns gab es meines Wissens nach der OCR-Umwandlung keine Probleme das Dokument als .pdf runterzuladen und zu durchsuchen.

        4. Völlig Richtig erfasst. Man(n) kann auch alles in 1 Ordner werfen, aber ich habe in meinem Artikel hier im Blog besonders auf die Notwenndigkeit hingewiesen auch an andere zu denken wenn mir mal was passiert. Leider ist es so das aller Anfang schwer ist, glaub mir wenn Du fertig bist ist es nur noch ein Klacks alles was „nachkommt“ mit deinem persönlichen Workflow wieder zu digitalisieren.

        5. Nein Leider nicht. Aber nach Rücksprache mit Foxdox ist eine MacApp bereits in Planung :) *schnell

        @Toto:

        Scheint wohl ein „Free-Version“ Ding zu sein. Ich werde dazu mal FoxDox kontaktieren

        PS: Schaut mal hier vorbei http://www.paperless-pioneers.de da gibt es noch mehr Möglichkeiten für diese Diskussion :)

        Freu mich auf Euch !

        • Jens-Michael Arndt

          Hallo André,

          bin mittlerweile bei paperless-pioneers.de,
          schreibe aber trotzdem auch an dieser Stelle:)

          Vorgestern sind auch der iX500 (das Teil ist ja wirklich unglaublich! Die überschwenglichen Rzensionen gibt es zu Recht) sowie der Paginierstempel angekommen.

          Danke für Deine Erläuterungen zum Workflow.

          Habe noch folgende Überlegungen bzw Fragen:

          1. Wie behandelt Ihr „mehrjährige Pflanzen“, also keine „Evergreens“, sondern Dokumente, für die es (noch) eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für das Original gibt?

          Stempeln, Scannen, Ablegen und dann nach ein paar Jahren den „physischen“ Ablageordner entmüllen?

          2. Dateinamenkonvention

          Die „Stempelnummer“ eines Evergreens gehört natürlich auch in den Dateinamen, keine Frage.
          Macht es nicht Sinn, auch in jedem Fall das Belegdatum (also z.B. das Datum einer Rechnung, NICHT das Scandatum) mit in den Datinamen aufzunehmen und das Datum (Format JJJJMMTT) soga an den Anfang zu stellen? Damit kann ich in den Ablageordnern (Finder /Windows Explorer, Evernote oder Foxdox) durch einen einzigen Mausklick (sortieren nach Dateinamen) eine chronologische Reihenfolge der Dokumente (alt nach neu oder umgekehrt) erhalten, was oft sinnvoll ist.

          Die Dateinamen könnten dann wie folgt aussehen:

          JJJJMMTT#NNNNNN#Wer#Was.pdf

          wobei

          JJJJMMTT das Belegdatum

          NNNNNN die Stempelnummer (oder 000000 wenn kein Evergreen
          Wer: Firma bzw Person vonder /an die geschrieben wird
          Was: Kurzbeschreibung Inhalt des Schreibens

          3. Automatischer OCR Lauf nach dem scannen:

          Die Texterkennung beim iX500 mit SnapScan läuft an meinem Rechner (iMac 2009, aber viel RAM) so schnell ab, dass ich diese wohl in jedem Fall durchlaufen lasse, auch wenn Evernote und Foxdox das ebenfalls erledigen.
          Wie haltet Ihr das? Deine Beschreibung ist da nicht ganz eindeutig.

          Beste Grüße
          Jens

          • iButlerme

            Hallo Jens,

            das freut mich sehr das du auch ein „paperless pioneer“ der ersten Stund geworden bist :)

            Endlich ist deine Pionierausrüstung da, also dann geht es los !

            1. Behandel ich wie Evergreen-Dokumente, da ich noch nicht weiss wie lange ich diese aufheben muss. Sobald ich ne Info bekomme, das es weg kann. Dann raus damit.

            Also ich „entrümpel“ regelmäßig meinen Evergreen-Ordner. Dann entlehnen natürlich Lücken. Bsp. 14066 -14 071 dazwischen fehlen Dokumente. Aber diese habe ich in Foxdox / Evernote gelöscht und somit dann auch in echt vernichtet. Die Lücken stören ja nicht, sondern sind ganz normal. Du musst natürlich darauf achten dann auch überall zu löschen :)

            2.. Theoretisch musst du den Dateinamen GARNICHT benennen. Durch die Suche INNERHALB des Dokumentes bekommst du die Stempel Nummer und alles andere raus. Ich mache das nur für mich und wenn das System mal „Probleme hat“ bzw. wie im Artikel beschrieben jemand der sich nicht auskennt etwas suchen muss.

            Deine Idee ist gar nicht schlecht, das kannst Du aber im Prinzip machen wie du willst bzw. was wichtig für dich ist. Ich benötige das Datum nicht nur die STEMPELNUMMER_DOKUMENTBEZEICHNUNG.pdf das reicht mir. Bin ja FAN vom K.I.S.S Prinzip :)

            3. Mit dem passenden System geht das wirklich Ratz FATZ. Aber wir haben ja schon mal Verträge von 10-20 Seiten. Irgendwann habe ich die OCR-Erkennung abgeschaltet und überlasse das EVERNOTE & FOXDOX komplett. Dafür bin ich zahlender Kunde :)

            Aber du kannst mir der eingeschalteten OCR-Erkennung natürlich starten wenn es dich nicht stört :)

            Beste Grüße !

          • Jens-Michael Arndt

            Danke für die schnelle Antwort,

            zu 1:
            Das ist auch unsere Planung hinsichtlich der physischen Ordner, die wichtigen Evergreens finde ich ja dennoch easy, auch wenn ich zwischendrinn ein paar „Blätte ausgerissen habe“, also den Evergreen Ordner entrümpelt habe.
            Soweit zu gehen, dann auch die Notiz digital zu Löschen, ist aus meiner sicht aber eher unlogisch: Die digitale Kopie stört doch nicht und aus einem Evergreen wird doch nicht unmittelbar ein Dokument von Haufne 3 (Papierkorb), oder habe ich dich falsch verstanden

            zu 2:
            Natürlich kann ich theoretisch – wenn ich mich komplett auf die OCR verlasse – auf jegliche Ordnerstrujtur verzichten und die Dateinamen willkürklich vom Scanner vergeben lassen.
            Aber diesen Grad der Redundanz – Informationen in den Dateinamen und Ordnerstruktur – finde ich an Deinem Konzept gerade so charmant, weil es für mich einen verünftigen Kompromiss darstellt.
            Selbst wenn die OCR nicht oder nicht gut funtktioniert, habe ich so dennoch eine aussagekräftige Ordnung der digitalen Dokumente, ohne mir „einen Wolf zu arbeiten“.
            Aus diesem Grund finde ich auch die Idee vernünftig, grundsätzlich auf Tags zu verzichten (in Einzlfällen, z.B.um für die Steuererklärung wichtig Unterlagen werde ich vielleicht doch Tags wie z.B. „Steuer 2015“ einsetzen, um so später die Unterlagen für den Steuerberater schnell beieinander zu haben.

            zu 3:
            OK.
            So schnell, wie es beim iX500 geht, bin allerdings wohl eher ich z.B. bei der Dateinamensvergabe der Flaschenhals und nicht die OCR.

            Schönen Abend noch!

          • iButlerme

            Gerne :)

            1.Nehmen wir mal einen Vertrag von einer Firma die mit mir als iButler arbeiten will auf Papier. Für mich ist das dann ein Evergreen Dokument bis die Arbeiten und Rechnungen abgeschlossen sind (inkl, einer kleinen Frist) Danach kann ich den Vertrag auf Papier entsorgen und gleichzeitig entsorge ich auch das digitale Pondon dazu. Aber das musst du natürlich nicht zwingend machen. ich Entrümpel nur gerne überall :)

            2.Danke das Du mein Konzept Charmant findest. Das war natürlich nur eine Idee mit 1. ordner aber ich habe ja immer auf die „Sicherheit“ und das „können anderer“ bzw. denken an solche hingewiesen. Daher finde ich es sehr gut wenn du alles so machst wie beschrieben.

            3. haha :)

            Schönen Abend noch !

  • Karl

    Bevor ich euren wirklich tollen c’t-Artikel entdeckte, habe ich meine Erfahrungen mit Digitalisierung ebenfalls niedergeschrieben: http://karl-voit.at/2015/04/05/digitizing-paper/

    Da ist sicher auch was für Jeden dabei.

    • iButlerme

      Hallo Karl,

      vielen Dank für deinen tollen Artikel. Bist du schon ein Paperless Pioneer ?

      • Karl

        Hallo iButlerme!

        Nein, ich bin dem Paperless Pioneer Webforum nicht beigetreten, obwohl mich die Community wirklich sehr interessieren würde.

        Mir ist meine Zeit zu schade, Arbeit in ein zentralisiertes, kommerzielles, geschlossenes System zu stecken. Wenn Slackchat in x Jahren nicht mehr existiert, war langfristig alles umsonst.

        Ich bevorzuge offene Systeme, die sich bewährt haben und die ich im Unterschied zu Web-basierten Foren auch effizient nutzen kann: NNTP/Usenet/Newsgroups und von mir aus zur Not auch Mailinglisten.

        Viel Erfolg!

        • iButlerme

          Hallo Karl,

          schade das Du es als Arbeit siehst. Ich sehe es eher als eine Art wachsenden Stammtisch wo man sich trifft und austauscht. Ich bin auch nicht 24 Std. im Pioneers Chat lese aber Abends mal gerne nach was so passiert ist.

          Natürlich ist alles im Leben vergänglich. Aber wenn du die geschichte von Slack seiner Entstehung und wer es nutzt verfolgt hast (ich tat es) dann wird Slack so schnell nicht untergehen. Haben die mal kein Geld mehr dann wird es sicher von einem der Big Player aufgekauft da mache ich mir keine Sorgen.

          Trotzdem Danke und frohes Schaffen !

          • Karl

            Ich bin in mindestens vier Communities aktiv tätig und folge ca. 80 Communities via Newsgroups oder RSS. Ein Webforum skaliert in dieser Form leider nicht für mich. Deshalb wäre es Arbeit (polling), euren interessanten Themen zu folgen, um mich einzubringen.
            Keine Cloud-Abhängigkeiten mehr für mich. Das zahlt sich langfristig nicht aus.

  • Stephan

    Hallo iButler.me!

    Ich habe euren c´t-Artikel und die u.g. Unterhaltungen aufmerksam verfolgt.
    Wir planen ebenfalls, Foxdox für geschäftliche Dokumente zu nutzen. Deine Idee mit den 3 Stapeln ist klasse.
    Eine
    Frage habe ich noch bzgl. Dokumenten, für die grundsätzlich eine
    Aufbewahrungsfrist besteht, jedoch keine explizite Regel, dass man das
    Dokument im Original aufbewahren muss:
    WIe geht ihr z.B. mit
    Eingangsrechnungen, usw. um, die man ja lt. Gesetzgeber vernichten darf,
    wenn elektr. sicher abgelegt und eine Verfahrensdokumentation
    existiert?
    Habt ihr eine solche Verfahrensdokumentation auch erstellt bzw. erstellen müssen, oder wie läuft sowas?

    Beste Grüße
    Stephan

    • iButlerme

      Halo Stephan,

      vielen Dank für Dein Interesse und Lob. Ja ich versuche immer K.I.S.S. klappt zwar nicht immer aber die 3 Stapel rühren daher :)

      Also zu deinen Fragen:

      Eingangsrechungen die Digital kommen (sind ja ein digitales Orginal) verarbeiten wir mi http://www.papierkram.de früher haben wir dazu http://www.fastbill.com genutzt. Wenn das Jahr abgeschlossen ist und der Steuerbescheid eingegangen ist. Wandern das komplette Jahr in unser Foxdox Langzeitarchiv.

      Wenn eine Rechnung auf Papier kommt, dann scannen wir diese ein laut unserer Verfahrensdokumentation (wie ich in meinen Artikeln hier im Blog ja auch beschrieben habe). So das jeder Finanzamtmitarbeiter bei einer Kontrolle genau nachvollziehen kann was passiert ist.

      Nach dem „einscannen“ wird das Papier vernichtet und anschließend das „neue Orginal“ dem EIngangsordner bei Papierkram.de hinzugefügt und verarbeitet.

      Wie gesagt am Ende des Jahres landet dann nach erfolgreicher Steuererklärung alles bei FoxDox so das wir die Daten mehrfach gesichert haben :)

      Wenn Du dazu mehr infos etc. benötigst, dann schick mir mal eine eMail ggf. kann ich Euch in der Firma untersützen.

      PS: Bist Du schon bei uns: http://www.paperles-pioneers.de ?

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